Áslaug Arna Sigurbjörnsdóttir, háskóla- iðnaðar og nýsköpunarráðherra, kynnti í Nýsköpunarvikunni – Innovation Week, sl. miðvikudag þær kerfisbreytingar sem hafa átt sér stað með nýju verklagi ráðuneytisins. Ástæðan fyrir breyttum vinnubrögðum og þessum nýju áherslum í stjórnarráðinu sé sú að hið opinbera þurfi að vera sveigjanlegra og ná meiri árangri.
Erindið fór fram í Kolaportinu og var mjög vel sótt. Þar benti Áslaug Arna á að einungis fjórðungur landsmanna beri traust til Alþingis og skilaboðin frá fólki séu þau kerfið farið að snúast of mikið um sjálft sig og ekki virka fyrir fólk eða fyrirtæki. Á ferðum sínum um landið fái hún reglulega dæmi um það hvernig stjórnkerfið flæki líf fólks og fyrirtækja í stað þess að einfalda það og greiða fyrir ýmis konar tækifærum. Í kjölfarið myndist skortur á trausti á stjórnmálum og kerfinu sem taka beri alvarlega. Þess vegna sé nauðsynlegt að innleiða nýtt verklag þar sem rauði þráðurinn er sá að kerfið sé alltaf hugsað út frá fólki en ekki út frá kerfinu sjálfu. Alltof algengt sé að kerfið festist í viðbragðsstjórnun og dægurþrasi á kostnað mikilvægra mála fyrir fólkið í landinu.
Áslaug Arna er óhrædd að gagnrýna kerfið, enda er kerfið mannanna verk og því verður að vera hægt að breyta. Gagnrýnin beinist ekki sjálfu starfsfólkinu hjá hinu opinbera enda hafi hún fundið mikinn vilja innan kerfisins til að taka breytingunum opnum örmum. Gagnrýnin beinist meira að þeirri menningu að kerfið standi vörð um sjálft sig og taki ekki áhættu með fólki sem er að gera áhugaverða og spennandi hluti. Verkefninu sé aldrei lokið enda eigi ríkisstjórnir eða hið opinbera ekki að vera undanskilið innleiðingu nýsköpunar. Tækifærin séu mýmörg til að einfalda kerfið, auka skilvirkni og framleiðni, nýta fjármagn betur og ná meiri árangri.
„Kerfið er fundasjúkt“
Eitt af dæmunum sem Áslaug Arna tók var fundamenning, í kerfinu séu alltof margir fundir sem skili ekki árangri. Fólk sé sammála um að of margir fundir væru of langir, óskilvirkir, af þeim væri engin niðurstaða og of margir sætu á þeim. Hún hafi fækkað fundum og breytt fundarmenningunni en slíkt sé stöðug æfing svo kerfið detti ekki aftur í sama farið.
„Hversdagurinn er hættulegasti andstæðingurinn“
Þekkt er í nýsköpun að meginþorri breytinga í breytingastjórnun gengur ekki upp, auðvelt er að detta í sama farið þegar hversdagurinn tekur yfir. Sú áhætta sé alltaf til staðar enda einkennist kerfið af sílóum þar sem hver vísar á annan. Forgangsmál hafi verið að breyta skipuriti, fækka skrifstofum og minnka yfirbyggingu. En skipuleggja verkefnin þannig að stefnumarkandi mál væru aðskilin stjórnsýslunni og amstri dagsins. Slík breyting, að greina á milli mikilvægra langtíma stefnumarkandi verkefni og áríðandi daglegra úrlausnarefna hafi verið lykilatriði í því að starfsmenn ráðuneytisins sogist ekki í viðbragðsstjórnun.
„Aukið frelsi með skýrari forgangsröðun“
Þegar búið er að skilgreina vel hver tilgangur verkefna er, hvaða verkefni eru unnin og innan hvaða tímaramma skapast meira frelsi innan þess starfsfólk vinni verkefnin á sínum forsendum og finni sjálfstæðið til þess. Þannig hafi t.d verið hægt hætta með stimpilklukku og leyfa fólki að starfa í auknum mæli óháð staðsetningu. Ekki sé andað ofan í hálsmálið á starfsfólki í sífellu um verkefni heldur eru allir meðvitaðir um hvaða verkefni eru í forgangi og hvenær þau eigi að klárast. Forgangsröðunin er stór partur af verklaginu en í henni felst fjórum sinnum á ári er ákveðið hvaða málu séu sett í forgang og önnur sett á ís. Það að ákveða hvaða verkefni eru sett á ís er ekki síður mikilvægt því einungis þannig skapist svigrúm hjá starfsfólki til að einbeita sér að þeim verkefnum sem talin eru mikilvægust fyrir samfélagið. Þannig sé skýrt frá ráðherra hvaða verkefni vilji standi til að vinna að hverju sinni og líklegra að þau klárist ef ekki er reynt að halda á öllum boltum á sama tíma.
„Stýrihópar og nefndir eru engin töfralausn“
Stuttar skilvirkar vinnustofur með lykilhópi hafa tekið við af stýrihópum og nefndum hjá háskóla-, vísinda- og iðnaðarráðuneytinu en engir nýir stýrihópar af verið stofnaðir í tíð ráðuneytisins. Áslaug Arna bendir á að á sama tíma hafi 127 nýir starfshópar, stýrihópar, nefndir og ráð verið komið á fót hjá stjórnarráðinu árið 2022. Í stað margra stýrihópa og nefnda eru verkefnin leyst með vinnustofum þar sem lykilfólk og hagaðilar eru kallaðir að borðinu. Áslaug Arna segir að þar sé vandamálið lagt fram með spurningum og tæknin sé notuð þannig að þeir sem saman eru komnir forgangsraði vandamálum og verkefnum með gagnvirkum hætti. Hún segir þetta hafa reynst mjög vel og með þessum hætti hafi tekist að leysa mörg stór mál. Árangurinn hafi verið mun skilvirkari og tekið skemmri tíma ólíkt því sem vill oft verða með starfshópa sem starfa yfir lengra tímabil oft í langan tíma í viku. Dæmi um það sé fjölgun nemenda í heilbrigðisvísindum þar sem komist var að niðurstöðu með heilbrigðisráðuneyti, Landspítala og Háskóla Íslands á einni 90 mínútna vinnustofu í stað þess að setja á laggirnar starfshóp sem tæki mánuði í að finna lausn á vandanum. Árangurinn sjáist nú þegar m.a. í fjölgun læknanema strax í haust.
„Breytingarnar virkuðu“
Af stórum málum sem hefur verið hrundið úr vör hjá ráðuneytinu á kjörtímabilinu má nefna breytt fjármögnunarlíkan háskólanna, róttækar breytingar á flóknu og þungu kerfi um atvinnuréttindi útlendinga utan EES-svæðisins og innleiðing stafrænna lausna og nýsköpunar hjá hinu opinbera. Áslaug Arna segir að hún hafi vissulega orðið vör við þau sjónarmið að ekki þurfi að breyta kerfinu og aðrir sagt að það væri ekki hægt. En hún segir árangurinn tala sínu máli, breytingarnar hafi virkað, en verkefninu sé ekki lokið.
Áslaug Arna nefnir máli sínu til stuðning að innleiðing stafrænna lausna og nýsköpunar hafi verið ábótavant hjá hinu opinbera, og einna brýnast sé að setja kraft í slíkar breytingar innan heilbrigðiskerfisins. „Ég ákvað því að kasta Fléttunni til nýsköpunarfyrirtækja til að þau kæmust upp yfir veggi heilbrigðiskerfisins,“ segir Áslaug Arna. Fléttan veitir styrki til nýsköpunarfyrirtækja sem skapað hafa áhugaverðar lausnir til að bæta þjónustu við sjúklinga, stytta biðlista og auka skilvirkni kerfisins. Árið 2024 eru 100 milljónir króna til úthlutunar hjá Fléttunni. Áslaug Arna segir mörg verkefna sem hafa hlotið stuðning úr Fléttunni þegar vera orðin að veruleika og mörg með góðum árangri. Til viðbótar opnaði Fléttan á frekari samtöl og samskipti nýsköpunarfyrirtækja við aðila innan heilbrigðiskerfisins.
Á kynningunni tók stofnandi Sidekick Health, Sæmundur Oddsson læknir, til máls og lýsti þeim árangri sem orðið hefði með tilurð Fléttunnar en hún ýtti undir að tækni fyrirtækisins var innleidd á Landspítalanum. Sæmundur ræddi mikilvægi þess að heilbrigðiskerfið innleiði stafrænar lausnir og nýsköpun. Nefndi hann mörg dæmi um slíkar lausnir sem skipta máli og geta jafnvel bjargað mannslífum. Þess utan bæti þær skilvirkni, þjónustu og stuðli að hagkvæmari rekstri. Sæmundur sagði að umhverfi nýsköpunar á Íslandi sé almennt gott og mörg fyrirtæki hafi náð árangri með því að nýta styrkjaumhverfið hér á landi og endurgreiðslukerfi R&Þ. Hann nefndi sérstaklega Fléttuna sem var góð brú milli fyrirtækis hans og stofnana heilbrigðiskerfisins.
Einnig tók til máls Safa Jemai, þrítugur hugbúnaðarverkfræðingur sem fluttist til Íslands frá Túnis fyrir sjö árum en rekur í dag þrjú fyrirtæki hér á landi. Safa sagði frá sögu sinni þegar hún kom til Íslands og fór hér í háskólanám. Hún mætti ýmsum hindrunum og kerfi sem gerði henni ókleift að dvelja og starfa hér á landi þrátt fyrir að hafa stundað hér háskólanám, lært íslensku og stofnað tvö fyrirtæki. Hún talaði um mikilvægi þess að Ísland standist alþjóðlega samkeppni um alþjóðlega sérfræðinga og fagnaði þeim breytingum sem verið gerðar síðan.